E-facturen verzenden en ontvangen via Peppol

Verzenden krijgt de meeste aandacht, maar de Belgische plicht is tweezijdig: je moet gestructureerde elektronische facturen kunnen uitreiken én ontvangen, als je onder het toepassingsgebied valt. De praktische antwoorden staan in de FAQ over de B2B-verplichting en de FAQ over Peppol, geraadpleegd op 13 november 2026.

De plicht zelf is samengevat in wie, wat en sinds wanneer. Het adres van de ontvanger is typisch het ondernemingsnummer, zie Peppol-ID.

Verzenden: Peppol-first, dan controleren

In een goed ingericht pakket kies je de klant, maak je de factuur met de verplichte vermeldingen, en gaat het bericht via je access point naar het access point van de ontvanger. Als de software Peppol-first toepast, gebeurt die route automatisch wanneer de klant op het netwerk staat. Stuur bij een eerste zakelijke relatie bij voorkeur een test of een kleine factuur, en kijk of hij is aangekomen — een status ‘verzonden’ in jouw scherm is niet hetzelfde als ‘aanvaard’ bij de klant.

Levering is niet altijd onmiddellijk. Volgens de FAQ is dat vaak enkele minuten tot een paar uur. Bij meer dan één werkdag vertraging contacteer je je softwareleverancier. Het netwerk zelf is decentraal en belooft geen realtime.

Als de andere partij niet klaar is

Is je klant niet klaar om via Peppol te ontvangen, dan mag je als verzender een andere wijze van overdracht kiezen. Gebeurt die uitreiking elektronisch, dan moet de klant daarmee akkoord gaan. Er moet overeenstemming zijn over een veilig alternatief. De op alternatieve wijze verzonden factuur is volgens de FAQ rechtsgeldig en jij voldoet daarmee aan je facturatieverplichting. Je mag vrijwillig een clausule op de factuur zetten die de ontvanger aanspoort zich in regel te stellen; de klant loopt het risico te worden gesanctioneerd. Zodra het systeem van de klant werkt, hoef je geen gestructureerde e-facturen met terugwerkende kracht te sturen.

Is je leverancier niet klaar, dan heb je in principe het recht de factuur te weigeren. Commercieel is dat niet altijd vanzelfsprekend. Vraag of hij zich in regel zal stellen. De leverancier loopt het risico op een sanctie. Jij behoudt in dat geval volgens de FAQ het recht op btw-aftrek op basis van de factuur die op alternatieve wijze is uitgereikt (bijvoorbeeld pdf of papier). Gebeurt die uitreiking elektronisch, dan moet je daarmee akkoord gaan.

Ontvangen is geen bijzaak

Wie vooral aan particulieren factureert maar wel aankoopt bij Belgische btw-plichtigen, moet die inkomende e-facturen kunnen ontvangen. Daarvoor heb je een Peppol-registratie nodig (via je dienstverlener) en moet je identificatie bij leveranciers bekend zijn — in België typisch je ondernemingsnummer. Een pakket dat alleen kan versturen, is dan te smal.

Een binnengekomen bericht ontslaat je niet van inhoudelijke controle. Voor het recht op aftrek moet je over een regelmatige B2B-factuur beschikken. Voor handelingen onder de plicht is dat in principe een gestructureerde e-factuur; de FAQ over specifieke vragen noemt onder strikte voorwaarden een uitzondering (‘substance over form’). Bewaar de gestructureerde factuur tijdens de wettelijke termijn, en zorg dat ze leesbaar blijft (vaak via een pdf of een viewer).

Bijlagen, pdf’s en weigeren

Bijlagen die bij de factuur horen, moeten via hetzelfde kanaal. Apart opsturen per e-mail is volgens de FAQ niet toegestaan. De Europese norm, die Peppol volgt, staat onder meer pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods toe. Je kunt niet verplicht worden een pdf als bijlage mee te sturen; de ontvanger mag de factuur niet weigeren alleen omdat die pdf ontbreekt.

Een factuur die niet voor jou bestemd is, geef je geen aftrek en neem je typisch niet in de boekhouding op. Weigeren via Peppol kan met een Invoice Response, statuscode ‘RE’, als je software dat ondersteunt.

Kortom

Richt versturen én ontvangen in, test de eerste berichten, en spreek een veilig alternatief af als de andere partij technisch nog niet klaar is — met het besef dat die partij het risico op een sanctie draagt. Jouw scherm is geen bewijs van aankomst, en een XML-bericht is geen vrijbrief voor aftrek. De inhoud van de factuur moet blijven kloppen; alleen de envelop is veranderd.