Verplichte e-facturatie in België: wie, wat en sinds wanneer

Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een factuur in pdf via e-mail of via een platform volstaat daar typisch niet meer. Dat is de kern van de officiële pagina Voor wie wordt e-facturatie verplicht? op efactuur.belgium.be, geraadpleegd op 13 november 2026. Dit is algemene informatie, geen advies over jouw dossier.

Wat Peppol technisch is, staat in Wat is Peppol?. Wat er gebeurt als iemand niet klaar is, in verzenden en ontvangen. Over sancties: boetes en tolerantie.

Vanaf wanneer telt de factuurdatum, niet alleen de prestatie

De FAQ over de B2B-verplichting is precies: vanaf 1 januari 2026 moet elke factuur die binnen het toepassingsgebied valt en die vanaf die datum wordt opgemaakt, uitgereikt of verzonden, de vorm hebben van een gestructureerde elektronische factuur (artikel 53, § 2bis, van het Btw-wetboek). Het maakt niet uit of de handelingen waarop de factuur betrekking heeft vóór of na 1 januari 2026 zijn verricht. Een prestatie in december 2025 die je in januari 2026 factureert, valt dus onder het nieuwe formaat als de plicht op die factuur van toepassing is.

Wie er in principe onder valt

Heb je een actief btw-nummer, dan is de verplichting volgens de officiële pagina typisch op jouw onderneming van toepassing. Er zijn slechts een beperkt aantal uitzonderingen. De plicht geldt ook als je gebruikmaakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, als het jaarlijks omzetcijfer van je onderneming niet meer dan 25.000 euro bedraagt. Ze geldt ook als je onder de bijzondere landbouwregeling valt, minstens voor het ontvangen van B2B-facturen.

Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting vallen niet onder de verplichting, zelfs als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd. Of een buitenlandse onderneming een vaste inrichting heeft, is een complexe vraag; de officiële tekst verwijst naar de btw-commentaar en zegt dat die onderneming haar medecontractanten daar zelf over moet informeren.

Of een Belgische onderneming btw-plichtig is, kun je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) nakijken. Als ze btw-plichtig is, staat onder de rubriek ‘Hoedanigheden’ typisch: ‘Onderworpen aan btw - Sinds [datum]’.

Beperkte uitzonderingen

De officiële pagina somt uitzonderingen op. Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor: gefailleerde btw-plichtigen; ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek; niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting; en forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, die regeling dooft uit uiterlijk 1 januari 2028).

Er is geen verplichting om te kunnen ontvangen voor ondernemingen die alleen artikel-44-handelingen verrichten, en opnieuw voor niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting. En er is geen verplichting om te verzenden of te ontvangen als de handeling zelf is vrijgesteld door artikel 44. Artikel 44 dekt onder meer bepaalde vrijstellingen (denk aan een deel van de medische of onderwijsprestaties); of jouw activiteit daar volledig onder valt, is een vraag voor de wet en eventueel een adviseur, niet voor een slogan.

Is één van de twee partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties.

Alleen particulieren? Ontvangen kan nog steeds tellen

Voor uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: je moet wél de gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Een belastingplichtige die alleen aan particulieren factureert en aankopen doet bij een Belgische onderneming, valt dus wél onder de ontvangstplicht. Dat herhaalt ook het nieuwsbericht over het einde van de algemene tolerantieperiode.

Wie helemaal geen factuur uitreikt aan of ontvangt van Belgische btw-plichtigen, valt volgens datzelfde bericht buiten de verplichting. Dat is een feitelijke situatie, geen vrijgeleide om ‘bijna nooit’ te negeren.

Overheid (B2G) is een apart spoor

Voor facturering aan openbare overheden geldt een specifieke regeling. Elektronische facturatie is verplicht voor contracten die na 1 maart 2024 zijn gepubliceerd. In de regel geldt die plicht voor contracten vanaf 3.000 euro excl. btw; aanbesteders kunnen strenger zijn in de opdrachtdocumenten. Federale aanbestedende overheden moeten de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 ook opleggen onder die drempel van 3.000 euro. B2G loopt typisch via Peppol naar het platform Mercurius. Verwar dat regime niet één op één met de B2B-plicht van 2026.

Wat nog mag naast de e-factuur

Vanaf 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur de enige factuur die voor de betrokken B2B-handelingen wettelijk verplicht is. Je mag daarnaast vrijwillig een pdf of een papieren kopie meesturen, zo staat in de FAQ, maar je kunt er niet toe verplicht worden alleen omdat de ontvanger een pdf wil. Omgekeerd is Peppol in principe de route: een klant kan je niet eenzijdig verplichten uitsluitend via een eigen portaal te factureren, tenzij je daar uitdrukkelijk mee instemt.

Kortom

De hoofdregel is helder: sinds 1 januari 2026, Belgische btw-plichtigen onderling, gestructureerde e-factuur, in principe via Peppol. De vrijstellingsregeling tot 25.000 euro is geen automatische uitweg, en alleen aan particulieren verkopen ontslaat je niet van ontvangen. De uitzonderingen zijn beperkt en staan in de officiële lijst; bij twijfel primeren die teksten en, zo nodig, advies. Daarna kijk je of je software de plicht in de praktijk aankan.