Peppol is geen boekhoudprogramma en geen portaal van de FOD Financiën. Het is een afsprakenkader en een open netwerk, zodat verschillende systemen gestructureerde documenten — in de eerste plaats elektronische facturen — met elkaar kunnen uitwisselen. De officiële toelichting staat in de FAQ over Peppol op efactuur.belgium.be, geraadpleegd op 13 november 2026. Dit artikel is een leeshulp, geen juridisch advies.
Sinds 1 januari 2026 is dat netwerk voor veel Belgische btw-plichtigen geen vrijblijvende extra meer. Wat er wettelijk verplicht is, staat in Verplichte e-facturatie in België. Hoe je geïdentificeerd wordt, in Peppol-ID en KBO-nummer.
Een pdf is iets anders dan een gestructureerde e-factuur
In de btw-wetgeving bestaan volgens de officiële uitleg over hoe e-facturatie werkt twee soorten elektronische facturen met dezelfde juridische waarde als papier: een ‘gewone’ elektronische factuur (bijvoorbeeld een pdf waarvan de opmaak vrij is, zolang de verplichte gegevens erop staan) en een gestructureerde elektronische factuur, die automatisch verwerkt kan worden. Een pdf per e-mail wordt daar niet als e-facturering in strikte zin beschouwd, ook al gaat ze elektronisch de deur uit.
Voor de B2B-plicht sinds 1 januari 2026 is die tweede vorm de relevante: een factuur in een formaat dat machines kunnen lezen, in principe in het Peppol-BIS-formaat. Peppol-BIS is een toepassing van de Europese norm EN 16931. Deelnemers aan het netwerk moeten minstens dat documenttype kunnen ontvangen.
Vergelijk het met een telecomnetwerk
De Belgische FAQ vergelijkt Peppol met een telecomnetwerk. Je stuurt of ontvangt documenten met iedereen die op het netwerk is aangesloten, via gecertificeerde dienstverleners, ook access points genoemd. Jij ziet in je software typisch een gewone factuur; onder de motorkap gaat er een gestandaardiseerd bericht naar de dienstverlener van de ontvanger.
Het netwerk is decentraal. Het garandeert geen realtime levering. Volgens dezelfde FAQ komt een e-factuur in de meeste gevallen binnen enkele minuten tot een paar uur aan. Bij een vertraging van meer dan één werkdag contacteer je best je softwareleverancier, die kan nagaan waar in de keten het oponthoud zit.
Je schrijft je niet zelf in
Je kunt je volgens de FAQ niet rechtstreeks op Peppol registreren. Dat kan alleen via een erkende Peppol-dienstverlener. In de praktijk gebeurt dat meestal via facturatie- of boekhoudsoftware die al met het netwerk verbonden is. De overheid publiceert een lijst van aangemelde oplossingen; een vermelding is geen keurmerk en geen prijsoverzicht. Meer daarover in Een Peppol access point kiezen en gratis of goedkope opties.
In België is de FOD BOSA de Peppol-autoriteit, sinds 1 januari 2016. Die autoriteit is verantwoordelijk voor de promotie, de verspreiding en het correcte gebruik van Peppol. Meer informatie daarover verwijst de FAQ naar peppol.be.
Wat Peppol niet doet
Peppol controleert niet of de inhoud van je factuur fiscaal klopt, of de prestatie is geleverd, of je btw-tarief juist is. Een binnengekomen bericht is een gestroomlijnde envelop, geen bewijs dat je de aftrek zomaar mag nemen. Jij blijft verantwoordelijk voor de vermeldingen en voor je administratie. De regels over bewaring van elektronische facturen zijn volgens de FAQ niet gewijzigd: de gestructureerde factuur moet bewaard blijven, en de leesbaarheid tijdens de hele bewaartermijn ook. In de praktijk is dat vaak een pdf of een viewer naast het XML-bericht.
In Nederland is de situatie anders: daar gold in november 2026 geen algemene B2B-plicht via Peppol. Wie beide landen factureert, checkt de regel van het land en van de klant, niet één envelop voor alles. Een Nederlandse leeshulp staat op zzpboekhoudsoftware.nl; die tekst vervangt de Belgische plicht niet.
Kortom
Peppol is het netwerk en het afsprakenkader. Je facturatiesoftware of je boekhouderpakket is typisch de voordeur, via een erkend access point. Een nette pdf is nog altijd nuttig als leesbare kopie, maar voor veel Belgische B2B-facturen sinds 1 januari 2026 is het de gestructureerde e-factuur die de wet vraagt. De volgende stap is nagaan of jij onder die plicht valt, en of je pakket zowel kan versturen als ontvangen.
Veelgestelde vragen
Is Peppol een overheidsportaal of een boekhoudprogramma?
Nee. Peppol is een afsprakenkader en een open netwerk. Je sluit typisch aan via een erkende dienstverlener (access point), meestal ingebouwd in je facturatie- of boekhoudsoftware.
Is een pdf per e-mail een e-factuur?
Niet in de zin van de Belgische B2B-plicht. Een gestructureerde elektronische factuur is machinaal verwerkbaar, typisch in het Peppol-BIS-formaat (een toepassing van EN 16931). Een pdf kan nuttig zijn als leesbare kopie, maar vervangt die plicht niet.
Moet ik zelf een account aanmaken bij Peppol?
Nee. Volgens de officiële FAQ kun je je niet rechtstreeks registreren. Dat gebeurt via een erkende Peppol-dienstverlener.
Wie is de Belgische Peppol-autoriteit?
De FOD BOSA vervult die rol sinds 1 januari 2016, zo staat in de FAQ op efactuur.belgium.be.